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在需求调研分析阶段，项目组对客户的整体组织结构、有关人员及其关系、工作职责等没有足够了解以致于无法得到完整需求或最终经权威用户代表确认的需求。由于项目经理和需求分析员的工作问题以及调研工作做的不够细，客户参与程度都不高，客户方相关责任人不明确或对范围和需求责任心不强，提出的需求具有随意性，项目前期对需求的确认不够积极；多个用户代表各说各话、昨是今非但同时又希望软件尽早交付；我们的做法主要注重领导的需求，基本上都是领导说什么就是什么，致使开发出来的功能在实际使用中不是真正的使用人所需要的，项目后期需求变化随意，造成项目范围的蔓延，进度的拖延，成本的扩大。同时在我们的认识中是需求调研很关键，很多公司只是概念上认为该阶段重要，需要投入的时间长，但是实际上很多公司做不到这个，总想很快进入编码阶段。而且为了赶进度总想省做某些工作，少写某些文档，使我们无法拿出客户需求以及后来功能变化和原先功能之间的对比度。
造成上述现象的原因是我们没有全面了解所有项目干系人的需求以及对需求调研的重视程度不够。软件开发是没有捷径可以走的，省掉的工作后面会有更高的代价回报。全面的需求来自所有项目干系人，不同的干系人其愿望和追求的目标往往相差甚远，因此对项目干系人的愿望进行平衡可能是相当困难的事情。
软件开发项目的目的就是实现项目干系人的需求和愿望。如果对项目所有干系人没有进行足够的沟通和影响，使其尽可能地参与项目，则可能因为项目开始时项目范围和一些具体需求不够完整清晰，也可能因为某个项目干系人后期因为认识的变化而提出新的需求，造成工期的延长，成本的增加，甚至项目的完全失败。因此，应当从项目的启动开始，需求分析员及其项目成员就要分清项目干系人包含哪些人和组织，通过沟通协调对他们施加影响，驱动他们对项目的支持，调查并明确他们的需求和愿望，减小其对项目的阻力，以确保项目获得成功。以下是一些有效的措施
有些项目在做需求调查时，由于受进度要求等客观因素影响，需求分析员与建设单位的技术部门交流较多，向业务管理部门和实际使用者调查不够深入，造成软件试用后不得不再对需求做较大调整，从头再来的部分比例很高，大大超过进度要求时间。因此，熟悉项目干系人全貌是进行需求调查的第一步，也是需求调查的基础。在定制开发项目的项目干系人中，最重要的是建设单位中的人事组织、业务关系。最好是能够用组织结构图画出相关单位的组织结构；建立调研对象通讯录以保证调研及分析期间及时的沟通。与此同时要注意项目干系人的主次关系，以便在他们之间的需求出现矛盾时能够进行合理的取舍。